申请计划

申请计划
http://www.gter.net 2002-8-30 6:26:26 满分校园作者:猴哥

2002-08-29 11:59 PM

一、申请阶段详述
二、申请材料详述
三、联系信件格式

一、申请阶段详述

第一阶段：
在准备、参加考试的同时确定自己希望到美国去攻读的专业，调查该专业在美国各大学
的排名和其他情况。通过 Peterson＇s Guide等资料查询各大学专业招生情况、要求及
地址。可以进入各大学网站查询。在8月份以前必须选出30－40所学校作为自己的联系
对象。在此期间，还应该尽可能回原毕业的学校开出中英文的正式成绩单。

第二阶段
写好第一封联系信，通过邮局或 E－mail发给你感兴趣的学校，索取申请表及相关资
料。信件基本格式如下：
Dear Madam ／Sir，
I have interest in your program． Please mail me the materials．
Thankyou．（附上通信地址，汉语拼音即可）

第三阶段：
收到校方的回信和申请资料，着手准备各种文件。首先对申请表进行筛选，最后选定10
－15所学校作为认真联系的对象。然后按这些学校各自的要求准备文件，通常这些文件
包括经校方签章并签封的中英文成绩单， TOEFL、GRE等语言考试成绩单的复印件，你
自己写的personal statement， resume，essays，和你的推荐人写的
recommendation letters，等等。

第四阶段：
认真填写表格，最好为每个大学建立一个档案，保留和该校相关的文件和文件备份，以
便随时掌握联系进度。准备一个大信封，把全部要寄出的资料按顺序放入。这些资料包
括：
1,Cover Letter，向校方说明全部资料已准备齐全，希望校方认真考虑并给予回音。
2,申请费，可到中国银行或中信实业银行办理汇票，然后把该汇票附在你的申请表
上。
3,申请表。
4,Personal Statement＆Resume，这两个文件事关你的奖学金，一定要把你的优势和成
就写得充分客观，但不要过分吹嘘，要让读者下结论。
5,论文或作品集。
6,TOEFL、GRE成绩单，复印后签上字。
7,如果有一篇专业论文附在档案中，一定会增加录取或拿奖学金的机会。
8,财力证明，不管有没有钱，都要把该表填好放入申请中。
9,各学校所要求的其他资料和文件。

以上文件是自己寄出，但下列文件必须单独寄发：
1,Three Recommendation Letters，把三封推荐信分三个信封装好，并在信封口上请教
授签上字。
2,中、英文对照的成绩单，用学校的信封封好，封口上应有学校的签章。
3,TOEFL、GRE的正式成绩单，必须安排 ETS直接寄给学校。

第五阶段：
向各大学寄出所有联系资料。
在以上工作全部结束以后，可再选出10所左右一般的大学，在不交申请费，不寄
TOEFL、GRE成绩单原件的前提下进行联系，有时会有意想不到结果。

各个学校接收申请资料的截至时间不同，一般在12月25日前寄出就可以了。
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第六阶段：
1月-4月
用通信或E－mail的方式和学校保持联系。可能的话，向大学所学专业的教授写信做自
我推荐，让那些能决定你命运的教授了解你，以进一步提高你被录取和授予奖学金的机
会。有时校方会来函，告知缺什么文件，接到信后应赶紧把所需文件寄过去。在接到一
所学校来的奖学金后，不要急于答复，因为可能会有更多更好的学校给予奖学金。到4
月上、中旬再决定去哪一所学校，然后再把别的学校回绝掉。

第七阶段5月－6月
如果到5月份还没有接到奖学金，不用着急，但要与学校继续保持联系。大约有1／3的
奖学金是在5月和6月发下来的。拿到1－20表的学员，可以开始到公安机关办理护照。
护照拿到后，随时可去美国大使馆申请签证。

第八阶段7月－8月
处理好国内的各种事务，预定飞机票，作身体健康免疫检查，办理好各种所需要的公证
文件，购置各种所需物品，和美国大学联系住宿问题，做好出国准备。
学校查询方法
大体说来，了解国外的学校可以有以下一些方式：
1,查Peterson＇s Guide，这可能是最简便、最权威的方式。 Peterson＇s Guide汇编
了最全面的美国、加拿大大学的名录，包括各大学研究生院的详细资料、各专业的招生
形势及奖学金情况。有些学校还在详细介绍中列出了所有教授的名单及研究方向。
2,查相关网站，这是最现代的查询方式。很难设想现在还有哪所北美大学没有建立网
站，它们的网址你可以通过 yahoo等搜索器轻易找到。这些网址上的资料非常齐全，也
很新。有些学校已开始尝试通过 i nternet接受申请。
3,向熟人咨询，这是最古老的方式。但常能了解到通过正式文件所了解不到的情况。
4,购买国内出版的外国大学介绍之类的书籍，这是比较保守但也相当可靠的方式。要注
意，由于书的编译者取材渠道不同，所以各校的排名、介绍不尽一致，有些内容可能已
过时。你应当综合各方面的情况，作出自己的判断。

二、申请材料详述：

材料包括申请表，推荐信，Resume和PS，成绩单。此外还要准备银行汇票。下面一一详
述。

申请表

申请有三种方式：在线（online），pdf和paper application。很多学校现在都提供在
线申请，而且这是一个趋势。绝大多数的在线申请不过只是一张申请表（个别的还包括
PS，如UMass），其他的东西还要寄。在线申请的一个好处是通过申请账号可以随时了
解自己的申请状态，明年春暖花开时可能会少等两天offer。大部分在线申请可以多次
编辑并存入学校服务器，最后再提交，但也有些学校（UFlorida，URochester等）不提
供该功能，只能一次性提交。如果对填了些什么不放心或是想留个底，提交前可用
PrintScrn把页面保存为图像文件，IE的文件->另存不行（只能保存空白页面）。最
后，别忘了打印提交后返回的确认页面。不过，如果您不准备交申请费，窃以为最好还
是别用，因为这样回旋的余地可能会小一些（系里可能根本看不到你的电子档案）。

请注意，有些在线申请只能用信用卡付申请费（如USC，MI St U，OR St U等）！请务
必先看清付费方式，以免浪费时间精力。

几乎每个学校的申请表都有pdf文档供下载。可以用Acrobat进行填写，打出来后只需在
该check的地方check一下并签名即可（签名的感觉不错，让我重拾自尊）。打印的效果
如何？一个字，酷！可用Acrobat 4(或5)的完全版进行编辑，Reader不行。进入
Acrobat，点击工具栏的按钮“T”，按住Ctrl，再在你想输入的地方点击鼠标... 对于
长字符串或不熟的内容（如地址或推荐人信息），可以专门放在一个word文档中，用到
时拷贝粘贴一把，快速且准确。有时候字符会出现混乱，不要紧，只要在Attributes中
改一下font或size即可。值得注意的是，pdf文件的大小会随着编辑/存盘的次数而迅速
增加，而与加入的文本量关系不明显。对于要拿出去打印的同行来说，每编辑几分钟就
存盘一次（一种教科书式的保险做法）并不足取-毕竟，USC本来的pdf就有5M多，而且
pdf的压缩效果只有可怜的80%左右。

不过，也有极个别文档不能编辑（在Acrobat5下可通过file->document security看
到），那就只能打出来再填了。

各校申请表的形式不一，不过内容都包括至少三个部分：application for graduate
admission（一般意义上的申请表），TA/RA申请，和financial statement。排名前50
的学校由于资金比较雄厚，TA/RA的申请大多只要在申请表里填填就行了，或明确说明
自动考虑。而排名靠后的，则要专门填写一张表（钱少嘛，还要钱！）。至于是填TA还
是RA（感觉不可能兼得），私以为更多的是看你的资格，而不是你的意愿，毕竟那边是
按资格来评的，先拿着，等过去以后再跟他们慢慢理论。至于financial statement
嘛，随便填两个0和NONE后，再找个地方来一句“I will entirely depend on YOUR
UNIVERSITY for all expenses”完事。如果填了千把两银子，还得找个钱庄开bank
statement，啊呸！

推荐信

绝大多数学校要求3封推荐信，但也有几个要4封（如UColorado等）。最可爱的推荐人
就是允许你全权代办的：随便找个朋友同学代签即可。最可憎的推荐人是欣然答应给你
写，但是非常乖戾，甚至当着你的面，在你再四恳求下，还是把你的学习能力
（academic capability）勾成中等，而把你的动机(motivation)勾成不详。这也难不
倒俺！不满意的推荐信再找别人重做呗。就算是问起来（概率趋于零），他哪里记得给
哪几个学校写过，哪几个没写过，每个写的什么-那可全是洋文！

[一个个案是Rensselaer，该校不仅要申请费臭名卓著，而且所有的东西都要一式两
份，包括推荐信。唯一庆幸的是没说申请费也要两份。]

Resume & PS
Resume最好做成表格或类表格式的。把自己何时在何地干什么及干出些什么列清楚即
可。Keep it clear and simple，吹嘘留给PS。给每个学校的Resume可以都一样，但PS
必须有针对性。虽是如此，也可以做一个PS模版，在Academic Goal部分涉及到每个学
校的地方空出来，例如：“我很高兴的了解到（贵校）在（稍大的方面）非常XX，尤其
是在（稍小的方面）有一个（research lab, projects什么东东），正合朕意。”

另外，如果能附一篇较好的英文论文做writing sample，那就更好，尤其是对牛校。

成绩单

前50的学校要两份official成绩单居多，后面的要一份的居多（还有的只需
photocopy）。总的来说，20个学校，30个official就够了。给需远路回校办成绩的同
行提个醒：我某个周四千里迢迢回上海的学校，被告知每周只有一，三，五下午办成
绩。周五再去，又说当天拿要money要翻倍，要不只能等下周一。傻等三日？于上海！
无论如何，都要多花好几百大洋。

银行汇票（money order）

付申请费和ETS成绩，最常见的形式就是银行汇票。省级的中国银行和交行都可以办
理，其他行不清楚。需要准备的材料有身份证，和申请材料中包含校名和申请费的任意
一张纸（对于GT成绩则是填好的report request form）。关于手续费，大额汇票是汇
额0.1%。对于我等来说，收的都是手续费最低限额：安徽省中行是50元/张，交行是20
元/张。即是如此，怎么还会有人到中行办呢？申请费只要$20，手续费倒要$6，黑透
了！昨日去交行，却被告知由于9.11，在NY的分行业务受到影响，不能保证汇票的提
兑！至于何时恢复正常，另行通知。（决非玩笑。）希望到大家去办时... 如果谁有较
好的老外朋友或海外关系，用信用卡付或寄check都会省不少。

关于邮寄

我的n个大信封，邮费都在35~45之间（航空平信）。邮票的贴法想必谁都知道（不能贴
四方联），只是有一点要提醒，如果你也是一贴一二十张的话，贴完后务必请工作人员
再称一次。一个包本来38.8块，一面墙糊上以后变成39.8了。突然在想，如果放在太阳
下晒个半晌，指不定还能省个茶叶蛋。

三、联系信件格式

1．要材料：Subject: Hard Copy Request

Dear Sir/Madam,

I am going to graduate from School of Physics in Peking University in July
next year. I am very eager to enter the Graduate School of your University
next fall to study physics for Ph. D. degree.I would appreciate it very
much if you would send me a graduate catalog of your university and any oth
er necessary information, and also a set of application forms for
admission. Thank you for your kind assistance.

My current mailing address:

Mr.Romanti

Box XXX

Beijing Univ.

Beijing 100871

P.R.China

Sincerely yours,

Romanti

2.询问自己的材料是否已经收到

Dear Sir/Madam,

Have you received my application supporting materials? I sent it via
airmail three weeks ago. I'm worried about it. When will you begin to
review application materials and make decisions? All your help will be
greatly appreciated.

3.补充材料，比如通常SUB成绩出来已经很晚了

Hi Debra,

I got my GRE physics score today through telephone service. Registration
Number:

Date: 11/10/2001

Score:

Percentile:

I hope you can add it to my materials. Sorry for the trouble.

4.询问是否做了决定

Hi Angelita,

I'm sorry to bother you, but I really need your help.

I hear two guys has got offers from your department. Have you already begun
to offer admissions to promising applicants? I am writing to ask whether
you have made any decision on my files.

5. 拿到admission后要钱

Subject: New PhD Student Looking for Research Opportunity

Dear Professor Kimerling,

I am a physics undergraduate in China, and received the admission to the
graduate program in XXX several days ago. I am writing to ask whether you
want to recruit new PhD student to your group.

After carefully…….（对对方课题表示自己的兴趣和看法）。。。。I do hope to
j oin your group and explore my interests as a research assistant. Your
kind reply and suggestions will be greatly appreciated.

1．接到offer后表示感谢

Hi Nichole,

Thank you very much for telling me this good news. Your department is so
famous all over the world. I feel honored to be admitted by your
department.I will consult some professors for advice and tell you my
decision after careful consideration.

Thank you again for you in the process of my application

2．接受offer

Hi Paula,

I decide to accept your offer after careful consideration. I will request
ETS to send official GRE general score.

Is the formal notification of the acceptance of my application from the
Admissions Committee sent by regular mail or by express? If you use the
latter please tell me the tracking number of the package because my mailing
address has difficulty to accept such mails. Sorry for the trouble.

3．绝offer,同时不妨推荐飞友，虽然可能不会有多大作用

Sorry for my late reply to your offer letter of admission and financial
support.

In cooperation with my classmates and my teachers, I carefully reviewed the
gracious offer from you. UW is really a famous university that we all
admire, and I think your financial aid is sufficient enough for me to live
an easy life in USA. However, I regret to inform you that I can't take this
precious opportunity, because I have made my decision to accept another
offer of Fellowship from Stanford University.

For this position, I can recommend Mr.XXX who has applied to your
department. In terms of scholastic capacity and work ability, he is also a
strong applicant. He, however, has not received notification of admission
or financial aid. I believe he will be delighted to accept your offer. His
birthday date:XXX

Please accept my deep appreciation for your very kind assistance to my
application.

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